در هر شغلی، ممکن است با شرایطی مواجه شوید که ناگزیر به استعفا باشید. در چنین شرایطی، علاوه بر هماهنگیهای شفاهی، باید نامه استعفای خود را نیز به مدیر و سازمان ارائه دهید. نوشتن این نامه، اصول و قواعدی دارد که بهتر است آنها را بیاموزید.
چرا باید نامه استعفا بنویسیم؟
نامه استعفا، سندی رسمی است که نشان میدهد شما شغل خود را ترک کردهاید. واحد منابع انسانی، بر اساس تاریخ ترک کار که در نامه ذکر شده است، کار تسویه حساب شما را انجام میدهد. آنها معمولاً پس از دریافت نامه، آن را در پرونده شما بایگانی میکنند.
متن نامه استعفا
نامه استعفا معمولاً از ۵ قسمت تشکیل شده است:
- اظهار استعفا؛
- آخرین روز کاری؛
- تقدیر و سپاس؛
- اشاره به آینده یا اطلاعات مهم؛
- امضا.
چطور نامه استعفا بنویسیم؟
قبل از نوشتن متن نامه، حتماً استعفای خود را شفاهی به مدیر و واحد منابع انسانی اعلام کنید. سپس، میتوانید نامه استعفای خود را با رعایت مراحل زیر بنویسید:
۱. تاریخ و ساعت نگارش نامه
اگر نامه را به صورت ایمیل میفرستید، نیازی به ذکر تاریخ و ساعت نیست. اما اگر نامه را چاپی یا دستنویس تحویل میدهید، حتماً تاریخ و ساعت نگارش نامه را ذکر کنید.
۲. تنظیم نامه
پس از نوشتن عبارت استعفا نامه در مرکز صفحه، در سمت راست نامه، نام فرد یا افرادی را بنویسید که نامه خطاب به آنها نوشته شده است.
۳. اظهار استعفا و علت آن
به وضوح و شفافیت، استعفای خود و دلیل آن را بیان کنید. برای مثال، بگویید که به دلیل خانوادگی، شخصی، تحصیلی، مهاجرت یا شغلی جدید، تصمیم به ترک کار گرفتهاید.
۴. آخرین روز کاری
در متن نامه، به آخرین روز یا هفتهای که سر کار خود حضور دارید، اشاره کنید. این کار به سازمان کمک میکند تا خود را با تغییرات سازگار کند.
۵. سپاسگزاری
از همکاران و مدیران خود تشکر کنید و در حد یکی دو خط به تجربیات خوبی که در همکاری با آنها داشتهاید، اشاره کنید.
۶. اشاره به آینده یا اطلاعات مهم
اگر شغل شما به گونهای است که همکاران یا فرد جایگزین باید به نکاتی آگاه شوند، به آنها در این قسمت اشاره کنید.
پیشنهاد مطالعه: دنیای موازی چیست؟ آیا جهان موازی و چند جهانی وجود دارد؟_دریای تکنولوژی
۷. راه ارتباطی
این قسمت اختیاری است و بستگی به شرایط دارد. اگر مایلید همچنان با همکاران و مدیرتان در ارتباط باشید، این قسمت را به نامه خود اضافه کنید.
۸. امضا
در آخر، نام و نام خانوادگی خود را بنویسید و حتماً آن را امضا کنید.
نکاتی برای نوشتن استعفا نامه
هنگام نوشتن نامه استعفا، به نکات زیر توجه کنید:
۱. لحن نامه را مثبت کنید
از جملاتی استفاده کنید که متن استعفا را تأثیرگذارتر کند و روابط آینده را حفظ کنید.
۲. نامه را شخصاً تحویل دهید
در صورت امکان، نامه را حضوری به گیرنده(گان) تحویل دهید.
۳. مختصر و مفید بنویسید
در نامهنویسی، خلاصهنویسی را رعایت کنید و از درازگویی خودداری کنید.
۴. به فرآیند استعفای دیگران توجه کنید
اگر قبلاً فردی از همکاران استعفا داده است، به روند خروج و انتقال توجه کنید.
۵. خواستههای مدیر خود را برآورده کنید
پس از تحویل نامه استعفا، احتمالاً مدیرتان از شما بخواهد که کارهای باقیمانده را تکمیل کنید یا به فرد جدید برای سازگاری کمک کنید.
نمونه استعفا نامه
جناب آقای/خانم ………………
(سمت یا عنوان)
پیشنهاد مطالعه: هوش مصنوعی میتواند نوع تومور مغزی را بهسرعت تشخیص دهد
اینجانب به علت (….) تصمیم به استعفا از شغل خود دارم. روز/هفته آخر کار من تاریخ (….) خواهد بود. از همکاری با شما و تیم (…) افتخار کردم. از شما و اعضای مجموعه (…) سپاسگزارم و برایتان آرزوی موفقیت و پیشرفت دارم.
آمادهام تا برای تسهیل روند خروج و جایگزینی همکاری کنم. (یا در صورتی که نیاز به همکاری من باشد، با کمال میل آمادهام).
(اختیاری) با سپاس مجدد، راههای ارتباطی من به شرح زیر است. خوشحال خواهم شد که در آینده نیز در ارتباط باشیم.
(آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه)
با احترام
(نام و نام خانوادگی)
امضا
تجربیات شما از نوشتن نامه استعفا
آیا تا به حال استعفا نامه نوشتهاید؟ نظرات و تجربیات خود را در مورد نوشتن متن نامه استعفا با ما به اشتراک بگذارید.