نوشته و ویرایش شده توسط مجله ی دریای تکنولوژی
از جلسه‌ای به جلسه دیگر می‌دوید؟ صندوق ورودی ایمیل‌تان پر از مطلب نخوانده است و زمان نکرده‌اید به آن سر بزنید؟ هر روز ساعت‌ها کار می‌کنید و بازهم از فهرست کارهایتان عقب می‌مانید؟ تبریک می‌گویم! شما هم فرد پرمشغله‌ای هستید. برای افراد پرمشغله ۲۴ ساعت شبانه‌روز هم کافی نیست! اما دلواپس نباشید، امروز قرار است ده مسئله درمورد منفعت‌وری با شما در بین بگذاریم و از بایدها و نبایدها برایتان بگوییم. امیدواریم این نوشته به شما پشتیبانی کند تا سر در بیاورید که چطور می‌توانید مقداری سر خودتان را خلوت کنید تا مشغله‌هایتان کمتر بشود.
۱۰نکته منفعت وری برای افراد زیاد پرمشغله
این که بخواهید کسب‌وکاری را بچرخانید یا زندگی حرفه‌ای شلوغتان را مدیریت کنید، غالباً به این معناست که ماموریت های و مسئولیت‌های بسیاری بر دوش شما است و بعضی اوقات ملزوم است برخی از آن‌ها را به‌طور همزمان پیش ببرید. هرچند امکان پذیر این کارها به نظر دشوار و گیج‌کننده همراه شوند، افراد موفق راه حلهایی مؤثر برای افزایش منفعت‌وری اشکار کرده‌اند. در اینجا چند مسئله برای افزایش منفعت‌وری در محیط کار آورده شده است.
۱. تمرکز بر یک کار اشکار
امکان پذیر انجام همزمان چند کار سودمند به نظر برسد، اما طبق معمولً به افت منفعت‌وری و افزایش استرس شما منجر می‌بشود. تحقیقات مشخص می کند که انجام همزمان چند کار می‌تواند منفعت‌وری و سلامت مغز را تحت تأثیر منفی قرار دهد. به جای این کار تلاش کنید در یک کار غرق شوید. با تمرکز بر یک کار می‌توانید کیفیت کار خود را بهبود بخشید.
۲. جلوگیری از حواسپرتی
عوامل حواسپرتی همه جا می باشند؛ از رسانه‌های اجتماعی گرفته تا همکاران پرحرف، همیشه چیزی برای منحرف کردن ذهن شما وجود دارد. جلوگیری از عوامل منحرف‌کننده ذهن آسان‌تر از متمرکز شدن سپس از حواسپرتی است.
آخرین مطالب
- ۱۰ درس عملی پیشرفت شغلی از پادکستهای هاروارد بیزینس رویوو_دریای تکنولوژی
- ۷ روش علمی برای افت استرس در کمتر از ۱۰ دقیقه_دریای تکنولوژی
- ۱۰ شخصیت خودشیفته تاریخ: از هیتلر و ستالین تا کانیه وست و مدونا_دریای تکنولوژی
- ۱۵ ویژگی مردانی که دوست واقعی ندارند_دریای تکنولوژی
- در گذر زمان نسبت قیمت طلا و بیت کوین چه تغییری کرده است؟ + نمودار_دریای تکنولوژی
با این کارها از حواسپرتی جلوگیری کنید:
- استراحت‌های منظم داشته باشید تا سرحال بمانید.
- چت غیرضروری را ببندید.
- تلفن خود را بی‌صدا کنید.
- از هدفون منفعت گیری کنید یا به مکانی آرام‌تر بروید.
۳. زمان بندی
هنگامی با کارهای بسیاری مواجه هستید، تعلق دادن بازه‌های وقتی خاص برای هر کدام می‌تواند سودمند باشد. تکنیک پومودورو یک روش مؤثر است که شامل بازه‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای با استراحت‌های مختصر است. از این تکنیک یا چیزهایی همانند آن برای مدیریت زمان منفعت ببرید.
۴. تشکیل عادت منفعت‌وری
عادت‌های منفعت‌وری روتین‌های انعطاف‌پذیری می باشند که به افزایش منفعت‌وری شما پشتیبانی می‌کنند. این عادت‌ها می‌توانند بر پایه نیازهای شما تنظیم شوند.
معمول‌ترین عادت‌های بهروری:
- صبحانه مقوی.
- نوشتن با اهمیت ترین ماموریت های روز.
- مدیتیشن به‌گفتن استراحت.
- پیاده‌رو روزانه
- نوشیدنی انرژی‌قسمت و گوارا.
- کتابخوانی منظم و متمرکز.
۵. سریع بیدار شدن
سریع بیدار شدن می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی منفعت‌وری شما را بهبود دهد. هر چه سریعتر بیدار شوید، زمان سودمند بیشتری در اختیار دارید. از این زمان برای انجام فعالیت‌هایی که به سلامت شما پشتیبانی می‌کنند، همانند ورزش، مدیتیشن یا خوردن یک صبحانه سالم، به جای انجام مستقیم ماموریت های کاری منفعت گیری کنید.
۶. برتری بندی
مدیریت برتری‌ها به طور گروهی می‌تواند به نگه داری تمرکز پشتیبانی کند. کارهای خود را اشکار کنید، زمان‌های مشخصی را در روز به چک کردن تلفن، ایمیل و خواست‌های کاری تعلق دهید. این استراتژی به شما امکان می‌دهد که ماموریت های غیر کاری را به طور موثر مدیریت کنید.
۷. برون سپاری ماموریت های
تفویض کارهای می‌تواند برای افراد پرمشغله یک تحول بزرگ باشد. واگذاری ماموریت های محدود به شرکت‌های بزرگ نیست؛ حتی کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از این روش منفعت گیری کنند. در نظر بگیرید که نیروهای دورکار برای کارهایی همانند طراحی و تحقیق و کارهای گرافیکی زیاد مناسب می باشند. با برون‌سپاری یا تفویض کارها به دیگران، زمان خودتان آزاد می‌بشود و می‌توانید زمان خود را به کارهایی که مهم‌تر می باشند تعلق دهید.
۸. تنظیم قانون برای ایمیل و مطلب‌ها
ایمیل یا مطلب‌های تلگرامی می‌تواند زمان بسیاری از شما بگیرند. تنظیم قوانین برای مطالعه این مطلب‌ها می‌تواند به مدیریت بهتر کارهای شما پشتیبانی کند.
- زمان‌های مشخصی برای چک کردن ایمیل و مطلب‌های خود تعیین کنید.
- در ساعت‌های اشکار همه اعلان‌های مطلب را خاموش کنید.
- جواب‌های آماده‌ای برای جواب به مطلب‌های مرسوم داشته باشید.
۹. یادگیری از دیگران
یادگیری مستمر از ازمایش ها دیگران، شما را با دیدگاه‌های ارزشمندی درمورد افزایش منفعت‌وری آشنا می‌کند. کتاب‌ها، مقالات یا منبع های آنلاین را بگردید تا استراتژی‌های جدیدی را یاد بگیرید که برای دیگران مؤثر بوده است. در قدم سپس، کافی است این استراتژی‌ها را بر پایه نیازهای خود تنظیم کنید تا ناظر افزایش دیدنی منفعت‌وری باشید.
۱۰. گیمفیکیشن (بازی‌وارسازی) و منفعت‌وری
گیمفیکیشن یا بازی‌وارسازی در کار می‌تواند انجام آن را لذت‌قسمت‌تر و دلنشین‌تر کند. منظور از بازی‌واره‌سازی تشکیل محیطی است که در آن کارکنان بازخورد و پاداش‌های سریع برای کوششهای خود دریافت می‌کنند. برنامه‌های مختلفی وجود دارند که از بازی‌سازی برای افزایش منفعت‌وری منفعت گیری می‌کنند. این کار، فضای کاری مفرح و تعاملی تشکیل می‌کند و کارکرد را بهبود می‌بخشد.
بایدها و نبایدهای منفعت‌وری برای افراد پر مشغله
کارهایی که باید انجام داد
- برتری‌بندی ماموریت های: روی کارهایی تمرکز کنید که تأثیر بسیاری دارند و با اهداف شما همسو می باشند. از راه حلهایی همانند ماتریس آیزنهاور برای تفکیک کارهای سریع و مهم منفعت گیری کنید.
- زمان‌بندی کردن: برای فعالیت‌های گوناگون زمان‌های مشخصی تعلق دهید. این کار به مدیریت بهتر روز پشتیبانی می‌کند و گمان چندکارگی را افت می‌دهد.
- مقصد‌گذاری شفاف: اهداف مختصر‌زمان و طویل مدت قابل دسترسی و آشکار تعیین کنید. آن‌ها را به ماموریت های قابل مدیریت تقسیم کنید.
- تفویض اختیار: هر جا امکان پذیر کارها را به دیگران واگذار کنید. به تیم یا همکاران خود مطمعن کنید تا مسئولیت‌ها را انجام بدهند.
- منفعت گیری از ابزارهای منفعت‌وری: از اپلیکیشن‌ها و ابزارهای مناسب برای پیگیری کارها منفعت گیری کنید. ابزارهایی همانند ترلو، آسانا یا تودولیست.
- استراحت‌های مختصر: در طول روز استراحت‌های مختصر داشته باشید تا ذهن شما تازه بشود و سطح منفعت‌وری بالا بماند. از تکنیک‌هایی همانند پومودورو منفعت گیری کنید.
- نه گفتن را یاد بگیرید: با احترام به ماموریت های یا جلساتی که به اهداف یا برتری‌های مهم شما پشتیبانی نمی‌کنند، نه بگویید.
- خودکارسازی کارهای تکراری: از ابزارهای خودکارسازی برای کارهایی همانند مرتب‌سازی ایمیل، زمان‌بندی قرارها و پست‌های شبکه‌های اجتماعی منفعت گیری کنید.
- نگه داری سبک زندگی سالم: ورزش منظم، رژیم غذایی متعادل و خواب کافی برای منفعت‌وری پایدار زیاد مهم می باشند.
- بازتاب و تنظیم مجدد: در آخر هر هفته بازدید کنید که چه کارهایی انجام داده‌اید و کجا می‌توانید بهبود یابید. استراتژی‌های خود را بر این مبنا تنظیم کنید.
کارهایی که نباید انجام داد
- چندوظیفه بدون را کنار بگذارید: چندوظیفگی طبق معمولً تبدیل اشتباهات و افت کیفیت کار می‌بشود. بر روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید تا نتایج بهتری بگیرید.
- زیاده‌روی نکنید: واقعی باشید و بیشتر از ظرفیت خود ضمانت نپذیرید.
- حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید: اعلان‌های غیرضروری را خاموش کنید و محیط کاری مناسبی برای تمرکز تشکیل کنید.
- تعلل نکنید: کارهای دشوار یا کمتر دلنشین را در اغاز روز انجام دهید تا وسوسه تعلل را افت دهید.
- بدون برنامه‌ریزی کار نکنید: اغاز کار بدون برنامه می‌تواند تبدیل اتلاف زمان و تلاش بشود. چند دقیقه در هر روز برای برنامه‌ریزی کارها صرف کنید.
- خودمراقبتی را نادیده نگیرید: نادیده گرفتن سلامت جسمی و روانی می‌تواند تبدیل فرسودگی بشود. برای فعالیت‌هایی که به شما پشتیبانی می‌کنند استراحت کنید و انرژی بگیرید، زمان بگذارید.
- مدیریت ذره‌بینی نکنید: به تیم خود مطمعن کنید تا کارهایشان را انجام بدهند. مدیریت خرد می‌تواند زمان شما را تلف کند و روحیه تیم را افت دهد.
- جلسات طویل برگزار نکنید: جلسات را مختصر و مختصر نگه دارید. دستور کار راحتی داشته باشید و به آن پایبند باشید.
- اهمیت تفویض اختیار را نادیده نگیرید: تلاش برای انجام همه کارها توسط خودتان می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. به‌طور مؤثر تفویض کنید تا زمان خود را برای کارهای مهم‌تر آزاد کنید.
- یادگیری و گسترش را نادیده نگیرید: یادگیری مداوم الزامی است. حتی وقتی که مشغول هستید، زمان برای گسترش حرفه‌ای تعلق دهید.
شما بگویید
شما برای افزایش منفعت‌وری و تمرکز بر کارهایتان از چه راه حلهایی منفعت گیری می‌کنید؟ آیا تابه‌حال هیچ‌یک از راه حلهای بالا را امتحان کرده‌اید؟ اصلا به نظر شما داشتن منفعت وری برای افراد پرمشغله امکان پذیر؟
چطور در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌شدت طی کنیم.
دسته بندی مطالب
مقالات کسب وکار